Excel.sys

先週、幕張メッセで開催された「クラウドコンピューティングEXPO」の弊社ブースに多数ご来訪くださりましてありがとうございました。
この場を借りて厚く御礼申し上げます。

さて早速ですが、こんな時ありませんか？

◆こんな時
シートを３Ｄ集計（串刺し集計）しているブックがあるが、その中のシートを他のブックに移した拍子にSUM関数式が壊れてエラー（＃REF!）となってしまった。

近頃は、参照しているシートが削除されたりシート名が変更されても式が自動修復されるようですが以前はよくこんなことがありましたね。

でも、式が自動修復されたとしても対象シートが除かれてしまうのは困りものですね。
これを解決する方法は意外と単純です。

（因みに＃REF!エラーは、セルの参照ができない、またはできなくなったときのエラーです。）

◆解決ポイント
値を集計する対象シート名を直接式で参照しないことがポイント！

◆解決方法
シートを集計するときは「始め（bigin）」「終わり（finish）」などのダミーシートを準備します。
ダミーシートには数値等が何も入力されていない保護したシートを用います。

２枚のダミーシートを集計の対象シートとして合計シートに式を入力しておけば、集計したいシートをダミーシートに挟むことで集計されるようになります。

また、この方法を逆に利用すれば一時的に集計から除きたいシートをダミーシートの範囲外（前後）に置く操作で、例えば事業部門を除き営業部門だけの集計をとるなどが簡単に出来てしまいます。

下図のように（a事業部）を（合計）の右に移動して集計対象から外せます・・・目から鱗！
 

もちろんダミーシートを削除したり他のブックに移したら機能しなくなりますのでここは注意です。まあ白紙のシートを移すことは考えにくいですが・・・。

なお大前提として、集計対象シートは同一フォーマットであることは言うまでもありません。

◆「StiLL」のコマンドボタンについて
「StiLL」ボタンの機能を使えば串刺し集計なんてせずとも、個々のブックのデータを直接取得して集計・加工ができ、更に別のブックに任意の書式で出力することも出来ちゃいます。

つまり集計用に部門ごとのシートをブックに集めるなんて作業も不要になるというわけです。
とっても楽だし便利ですね。


また来週。

先週ビッグサイトで開催された「ＩＴｐｒｏ」では、多くの皆様に弊社ブースまで足をお運びくださりありがとうございました。

この場を借りて厚く御礼申し上げます。
会場でご説明させていただいたことが皆様のお役に立てる日をお待ちしております。

さて今回は少し視点を変え、具体的機能の話ではなく、いま業務を遂行する現場で増えつつある現象を書いてみます。
それはExcelの問題です。と言ってもExcelが悪いのではなくその便利さゆえに放置されていることの課題です。

事実、本当に困っているところが増加しています。
Excelが便利であるがゆえに増えていること・・・Excelは以前にも述べたように大変便利で高機能、また誰にでも操作できるので日本の多くの企業の業務処理で使われています。

その中でチョット興味がある人や勉強する人は、業務の効率化を推進しようとExcelの関数や機能を使って幾らかでも楽に（簡単に）、また間違えずに作業できる環境の整備（作業品質の向上）を志してのめりこんでいく傾向があります。

これ自体は決して悪いことではありません。

でもう少し、ここまで出来るとより良くなる・・との想いの先には、マクロ、そしてＶＢＡでのプログラミングに突入していきます。
このような人をパワーユーザーと言います。

これも悪いことではありませんが、自身はスキルが身につくし、やりたいことが実現していくことが楽しく更にのめりこんでいきます。

こうして作成されたプログラムの多くは自分自身で使うことが前提となっており、そのため或る時パワーユーザーが異動、育休の取得、退職などとなったとたんオペレーションそのものが滞り一気に業務遂行が非効率に逆戻りするケースも生じます。

また近年は、業務システムを取り巻くＩＴ環境や社会環境の変化（商品寿命の短命化））も速く、基幹的部分を除き導入したシステムがそのまま稼動できる期間（寿命）が短くなりつつあります。
特に部門内業務や統計・集計・分析などを主務とするサブシステムが影響を受けやすいと考えられます。

オペレーションに関してはマニュアルを整備しておくことで或る程度救済されますが、業務手順が変わったり連携する作業が追加されるなどの環境変化が生じた際はプログラムの変更が必要となるケースがほとんどです。（一部処理の手作業化の可能性も）

◆こんな時
必然的に残された者で手当てすることになりますが、そのための配慮はほとんどの場合対策されておらず、しかも作成されたプログラムは独学しながら作ったものが多いので処理ロジックや変数の名前も統一されていない傾向が極めて高いと思われます。
このようなプログラムはプロが見ても判読が難しいものです。

冒頭に放置されていることが課題と書きましたが、正にパワーユーザーにお任せ状態としていることが原因です。
もともとは業務の効率化というベクトルは同じでも、出来たものはバラバラで作った人しかメンテナンスできない事態が認識されていません。

このような状況はこれから益々増えていくと思われます。

しかし、だからと言って全員にＶＢＡを覚えさせることも、専門知識を持った人材を常時配置しておくことも、情報システム部門に部門内システム全般まで管理させることも現状は中々難しいのではと感じています。

◆解決ポイント
その解決策のひとつはプログラミングスキルのハードルを下げることだと思います。
全員に必要な関数や機能の知識を教育することと、プログラミングを教育することは次元が異なるものです。

必要なデータの取得・加工・保存などをコーディング無しで実現できるツールの導入がExcelクライシスを防ぐひとつの有力な手段となります。しかもExcelそのもととして機能するツールが。

◆解決方法
これまで紹介してきた「StiLL」は正にExcelの課題の救世主としてこれまで２０年以上の実績を誇ります。
どうでしょう、「StiLL」の易しさが欲しくなってきましたか？

変化にユーザ自ら対応できるシステム造りを実現できる「StiLL」を是非ご検討ください。

◆「StiLL」のコマンドボタンについて
「StiLL」はExcelのアドインソフトで、シート上に配置したボタンに機能付けしてプログラムを作成することでExcelをシステムに適用させるツールです。

特に現在Excelでフォームを造り運用されている業務に「StiLL」を導入する場合は、現行のフォームを使用してプログラム化することが可能ですので工期の削減にもなります。

またボタンの機能はデータ処理以外にも多岐に亘って用意されております。
無料の体験セミナーを毎月開催しておりますので是非ご参加願います。


なお、本日からの３日間、幕張メッセで開催される「クラウドコンピューティングEXPO」に出展いたします。
お忙しい中とは存じますが、皆様のご来訪をお待ち申し上げております。


また来週。

Excelには３００個以上の関数があります。
SUM、SUMIF（最近はSUMIFS）などの集計関数は使われている方が多いと思います。

シートにデータを入力したり、一部を修正した結果が瞬時に算出されることは多くの方が経験されていると思います。
このように、関数を設定しておくとシート上の表示が最新の状態に保たれます。

同様に、今日の日付を表示するTODAY関数も一度設定しておけば日付を変更する煩わしさが無くなり、シートを印刷した時もいつ印刷したかが記録として残り大変便利です。
そこでこんな時ありませんか？

◆こんな時（作業日の保存）
データ処理した日をTODAY関数で取得して保存したいが、開くときに最新の日付に更新されていしまい前回の記録が失われてしまう！

これは一般的にファイルが開かれるときにシートの再計算が行われるからです。
これを防ぐには手動計算に設定しておく方法もありますが、逆に入力中の計算がされなくなり不便を感じます。またこの操作を都度切り替えるのも面倒！

◆解決ポイント
実は、完全自動と言う訳にはいきませんが次善策として入力規則を使う方法があります。

◆解決方法
作業日を入力するセルに入力規則を設定します。
　　　　　リボン-[データ]-[データの入力規則]で設定できます。
入力規則の条件設定でリストを選択してTODAY関数が入力されているセルを指定するだけ。

するとプルダウンリストに当日の日付が表示されるので、これを選択すると入力セルに日付が固定されますよ。
他のセル値を参照する方法はたくさんあるけど、コピー以外で値を複写できるのはこの方法だけ！
もちろんセルは日付（年月日）として書式設定しておきましょう。

「そんなことなら手入力でいいよ」と思うでしょ？
でもね、手入力だとセルの書式設定をしてあっても間違った日付が入力出来ちゃうんだ。
それと、手入力だと結構打ち間違えが多いんだなこれが！
この方法だとエラーチェックもしてくれるので間違いなしだよ。
ただしリストの選択を忘れたらアウト。

◆「StiLL」のコマンドボタンについて
さて、いつものように「StiLL」の話。
「StiLL」ボタンの機能を使えば、データ取得時や変更した時の日付を完全自動で記録することが出来るんだ。そう、リストの選択を忘れても大丈夫なんだ。そもそも選択する必要もないけどね。

このように「StiLL」ボタンを使うと痒いところもフォローしてくれる。
またまたExcelがシステム化されるっていうこと。

では、来週。

朝晩が涼しくなって来ましたね。
今週はExcelで入力している人の多くがイラっとする原因のひとつと思われるカーソル移動について書きます。
早速ですが、こんな時ありませんか？

◆こんな時（入力セルの移動制御）
Ｅｘｃｅｌでデータを入力しているが、行末でカーソルが折り返さないので、
キー操作がうまくいかず、時々はみ出したセルに入力してしまっている！

自分の指がコントロールできてないこともあるけどちょっとイラっとしますね。
そんな時、「Tab」キー「Enter」キーで改行させる解決策は以下の３通り。

◆解決ポイント
　①セル範囲選択の簡易機能を使う
　　
　　これは入力範囲をマウス等で選択するだけ。簡単！
　　これでカーソルは選択された範囲内を繰り返し移動します。
　　ただし「Tab」、「Enter」以外のキーを使うと途端に選択が解除
　　されるので注意。

　
　②テーブル書式設定で乗り切る
　　Excel2007以降の機能。これも簡単。
　　入力範囲を選択して、リボン-[ホーム]-[テーブルとして書式設定]の
　　スタイルを選択するだけ。
　　こちらは「→」などの矢印キーも使えるけど折り返しはしません。

　③シート保護機能を施す
　　これは少し手間が掛かる分、固定された範囲内のみしか入力させない
　　ことが可能。
　　・先ず入力セルを選択してロック解除を行う。
　　　　リボン-[ホーム]-[書式]-[セルの書式指定]-[保護]でロックのチェック
　　　　をはずす
　　・次にシート保護をかける。
　　　　リボン-[ホーム]-[書式]-[シートの保護]でロックされていないセル範囲
　　　　の選択のみをチェック
　　これで許可（ロック解除）したセル以外にはカーソルが移動しなくなるよ。

◆解決方法
　上の①～③いずれかの方法で対処する。

さて、今回も「StiLL」に触れておこう。
「StiLL」ボタンの機能を使えば入力位置と移動する順番を自在に設定できるんだ。
しかも離れているセルも「Enter」キーのみで制御できるようになるのでラクチンだ。

つまり、Excelがシステム化されるっていうこと。
だから便利になりミスも減る。もちろん保守も自分でできる。

・一度「体験セミナー」（無料）に参加してみては？
　
　http://www.still.co.jp/event/semina.html

それではまた来週。
（今週もExcelのマニュアルっぽくなっちゃったなぁ・・）

暫く振りです。 究（Kiwamu）です。
これまでひたすら「StiLL」ボタンの機能について実践し紹介してきました。

しかし、もっとExcelの基本部分と比較して書いたほうがわかり易いのではないか？
との思いから、これからまた幾つかのテーマについて週一回位でブログに綴っていこうと思います。

今回は、＃N/Aエラーについてです。
早速ですが、こんな経験ありませんか？

◆こんな時（＃N/Aエラー）
Ｅｘｃｅｌで管理表作成時、商品テーブルに商品を追加した際、
VLOOKUP関数を変更しなかったためエラーがでてしまった！

 
わりと最近経験された方もいると思います。
「そんなの当たり前ジャン！　商品マスタの行を追加したんだから自分でも言っている通り関数を変更すればいいことだよ。」と思っている人もいるでしょう。

でも、これがExcelなんです。簡単な操作だけど追加のたびは面倒。
ついつい忘れちゃう。自分が忘れたのにイラついてしまう・・・。

しかーし、Excelでもこんな時の解決策があります。

◆解決ポイント
こういう時は関数（VLOOKUP）の引数（参照範囲）に定義名を使いましょう。
定義名とはデータが入力されているセル範囲を名前で参照する機能です。
この機能を利用すると定義した任意の名前を使って式を入力できます。
　　　
　　　　　リボン－[数式]－[名前の定義]で設定できるよ。

◆解決方法
商品テーブルの範囲に名前（商品）を定義してから、その名前を式に書きます。
右のような式にすればＯＫ。　=VLOOKUP(B12,商品,2,FALSE)
そして、追加したマスタの範囲を再定義すれば、この先は式の変更が不要になります。

「式は変更しなくてよくなったけど、それでもマスタを追加したら定義名の範囲修正が必要ジャン！」とお嘆きのあなたへ、もうひとつ便利な機能をご紹介。

実は、定義した名前の範囲が自動的に変更される機能があるんだ。
それは現在のマスタのセル範囲をテーブルとして書式設定しておくことなんだ。
Excel2007以上で使える機能で、一度設定しておくと行が追加されても自動的に追加された行までを同じ名前で再定義し直してくれる。
　　　　　リボン－[ホーム]－[テーブルとして書式設定]で設定できるよ。
ただし、行が削除されても名前の範囲はそのままなのでその性質を理解しておきましょう。

それでは、・・おっと、これで終わったら「StiLL」の出番、いや特徴を伝えないまま終わってしまう。そう、ここから「StiLL」の機能について書くよ。もう少し付き合ってね。

「どうしてExcelで出来ることを「StiLL」で？」と、聞きたくなるでしょう？
いえいえ、Excelで出来ることはここまでが基本。
「StiLL」はその先があるんです。下の囲みの中をよく読んでね。

◆「StiLL」のコマンドボタンについて


「StiLL」ボタンの機能を使えば、別のシートやブック、あるいはデータベースに保管されているマスタなどのデータを取得して加工すると同時にその結果（範囲）に名前を定義できるので、もう範囲のことだの式の修正だのも意識しなくて良くなり、データ入力に専念できるってことなんだ。もちろんマスタ件数の増減にも対応しているよ。
つまり、Excelがシステム化されるっていうこと。

・定期的に「体験セミナー」（無料）を開催しているので一度参加してみてね。

それではまた来週。